ZUS IWA – obowiązek terminowego złożenia do ZUS Przypominamy, że zgodnie z obowiązującymi przepisami obowiązkiem większości płatników składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne jest złożenie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych formularza ZUS IWA. Należy pamiętać o tym obowiązku, gdyż brak jego spełniania może się wiązać z dodatkowymi kosztami dla płatnika (pracodawcy). ZUS IWA jest to formularz, który służy ustaleniu wysokości składki wypadkowej na dany rok, jaką będzie zobowiązany opłacać dany płatnik. Dokument zawiera informacje niezbędne do ustalenia składki na to ubezpieczenie. Formularz ZUS IWA składa płatnik składek, który opłaca ubezpieczenia wypadkowe zatrudnionych osób.

Termin złożenia oraz zobowiązanie do złożenia ZUS IWA Określony w przepisach termin złożenia ZUS IWA to do dnia 31 stycznia następnego roku podatkowego za dany rok kalendarzowy. Czyli obecnie jest to 31 stycznia 2024 roku za 2023 rok. Formularz ZUS IWA należy złożyć w przypadku spełnienia przez płatnika łącznie trzech warunków:
• płatnik dnia 31 grudnia poprzedniego roku był wpisany do rejestru REGON;
• płatnik opłacał składki na ubezpieczenie wypadkowe za co najmniej jedną osobę przez wszystkie miesiące poprzedniego roku i co najmniej jeden dzień w styczniu bieżącego roku;
• w poprzednim roku zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego średnio co najmniej 10 osób w miesiącu.

Wybrane obowiązki płatnika Płatnik zobowiązany jest w odpowiedni sposób ustalić liczbę osób zgłaszanych do ubezpieczenia wypadkowego, z tym zastrzeżeniem, że nie wlicza się między innymi pracowników na urlopie bezpłatnym, na urlopie wychowawczym, pobierających zasiłek macierzyński. Do liczby ubezpieczonych trzeba dodać też osobę współpracującą, wspólnika spółki oraz osobę prowadzącą JDG, o ile podlegają ubezpieczeniu wypadkowemu. Obowiązkiem płatnika jest także prawidłowe wypełnienie ZUS IWA gdzie między innymi wskazuje się kod terytorialny (według siedziby płatnika składek, lista kodów znajduje się na witrynie ZUS), dane identyfikacyjne, czyli NIP, REGON oraz numer PESEL lub serię i numer dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość (np. paszportu) oraz liczbę osób zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego, a także co najważniejsze, kod rodzaju przeważającej działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności, liczbę wypadków w roku, za który składana jest informacja oraz liczbę wypadków ciężkich i śmiertelnych z danego roku, a także liczbę zatrudnionych w warunkach szkodliwych dla zdrowia według stanu na 31 grudnia roku, którego dotyczy informacja. ZUS IWA wysyłany jest w formie elektronicznej (przez program Płatnik) lub składany w formie papierowej (do terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu).

Konsekwencje Kopie informacji ZUS IWA oraz korekty należy przechowywać przez 10 lat od dnia ich przekazania do ZUS, bez względu na formę (dokument pisemny lub elektroniczny). Płatnicy, którzy nie złożyli ZUS IWA lub podali nieprawdziwe informacje, narażają się na podwyższenie stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe o 150%.

Rekomendacja Rekomendacją Kancelarii jest upewnienie się przez każdego płatnika składek czy formularz ZUS IWA został lub zostanie terminowo złożony do dnia 31 stycznia 2024 roku.

WERSJA PDF