25 grudnia 2024 roku weszły w życie przepisy ustawy o ochronie sygnalistów regulujące kwestie zgłoszeń zewnętrznych, gdyż w tym dniu upłynęło 6 miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy (ustawa ogłoszona została 24 czerwca 2024 roku).

Procedura ta obowiązuje obok wdrożonej już we wrześniu 2024 roku procedury tzw. zgłoszeń wewnętrznych czyli zgłoszeń kierowanych do pracodawcy. Oznacza to, że sygnalista może złożyć zgłoszenie zewnętrzne nawet bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

Sygnalista ma prawo dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo bezpośrednio do właściwego organu publicznego. Następnie RPO po wstępnej weryfikacji zgłoszenia przekazuje je do właściwego organu publicznego lub je rozpatruje, jeżeli żaden inny organ nie jest właściwy w danej sprawie.

W ramach Biura Rzecznika Praw Obywatelskich został utworzony Zespół do spraw Sygnalistów, który zajmuje się przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń zewnętrznych oraz udzielaniem porad na temat praw i środków prawnych przysługujących sygnalistom.

Rzecznik Praw Obywatelskich uruchomił kanały dokonywania zgłoszeń zewnętrznych zarówno w formie ustnej za pośrednictwem nagrywanej infolinii telefonicznej pod numerem (22) 20-98-499, jak i formie elektronicznej na stronie internetowej https://www.gov.pl/web/sygnalisci. Dostępne jest również dokonanie zgłoszenia pisemnego pocztą tradycyjną na adres do korespondencji Zespołu do spraw Sygnalistów w Biurze Rzecznika Praw Obywatelskich: ul. Puławska 99a, 02-595 Warszawa, a także osobiście w biurze RPO za wcześniejszym umówieniem.

W dniu 18 grudnia 2024 roku uchwalono również procedurę dokonywania zgłoszeń zewnętrznych za pośrednictwem RPO, która dostępna jest w Biuletynie Informacji Publicznej RPO. Inne organy publiczne posiadają własne procedury związane ze zgłoszeniami zewnętrznymi.

Ponadto ustawa przewiduje możliwość nałożenia kar na osoby, które świadomie przekazują nieprawdziwe informacje o naruszeniach prawa. Za takie działania grozi grzywna, ograniczenie wolności lub kara więzienia do 2 lat. RPO ma także obowiązek zawiadomić prokuraturę w przypadku celowo dokonanego zgłoszenia opartego o nieprawdziwe informacje.

Od 25 grudnia 2024 roku w przypadku stwierdzenia naruszenia prawa objętego zakresem ustawy o ochronie sygnalistów, sygnalista ma prawo wyboru dokonania zgłoszenia wewnętrznego lub zewnętrznego.