Z punktu widzenia pracodawców wprowadzenie pracowniczych planów kapitałowych to nie tylko zwiększenie kosztów pracy, ale to także nowe obowiązki administracyjne oraz informacyjne. Nie wszyscy będą zadowoleni. Warto jednak zawczasu poznać te obowiązki i  zacząć przygotowywać się do wprowadzenia PPK.

Wprowadzenie pracowniczych planów kapitałowych (PPK) ma stać się faktem już na przełomie 2018/2019 roku. Nie ulega wątpliwości, że ta obligatoryjna docelowo dla każdego pracodawcy forma  oszczędzania w funduszach inwestycyjnych – zorganizowana i współfinansowana przez pracodawcę oraz pracownika, będzie miała istotny wpływ na cały pakiet świadczeń oferowanych przez danego pracodawcę. To istotna nowość względem wszystkich dotychczas oferowanych przez pracodawców świadczeń. Po raz pierwszy bowiem ma zostać wprowadzone świadczenie obligatoryjne dla pracodawców, dotyczące wszystkich, w tym docelowo nawet tych zatrudniających jedną osobę. Jednakże można się spodziewać, że wprowadzenie PPK będzie się wiązało z nałożeniem na pracodawców nowych obciążeń. Z tego co można wywnioskować z dostępnych publicznie informacji, mimo że proces legislacyjny nie został jeszcze zakończony, będzie to nie tylko zwiększenie kosztów pracy w postaci obligatoryjnego opłacania składki podstawowej finansowanej przez pracodawcę w wysokości 1,5% wynagrodzenia uczestnika, ale będą to także nowe obowiązki administracyjne oraz informacyjne. Warto żeby przedsiębiorcy znali je zawczasu aby mogli się do nich odpowiednio przygotować.

Nowe obciążenia administracyjne 

Prowadzenie PPK przez pracodawcę będzie wiązało się dla pracodawców z koniecznością opiekowania się całą dokumentacją planu, na którą składają się tak umowa o zarządzanie PPK zawarta z wybranymi funduszami inwestycyjnymi, jak też umowy o prowadzenie PPK zawierane przez pracodawcę z usługodawcą w imieniu i na rzecz każdego uczestnika PPK.  Ale to nie jedyne obowiązki administracyjne. Pracodawcy będą przede wszystkim z mocy prawa zobowiązani do potrącania wszystkich składek opłacanych do PPK, bez względu czy będą to składki finansowane przez pracodawcę czy przez pracownika, oraz bez względu na to czy będą to składki podstawowe czy dodatkowe. W każdym przypadku za naliczenie i odprowadzenie składek w prawidłowej wysokości odpowiadać będzie pracodawca. Jedynie w przypadku rocznych zasileń ze strony państwa w postaci opłaty powitalnej oraz dopłat rocznych będą się one odbywały poza systemami księgowymi pracodawcy. Należy również oczekiwać innych obowiązków administracyjnych jakie zostaną nałożone na pracodawców, w szczególności będą one dotyczyły konieczności realizowania lub umożliwienia realizacji różnorakich dyspozycji składanych przez uczestników PPK np. zmiany strategii inwestycyjnej, zmiany wskazanych osób uposażonych czy innych dyspozycji składanych przez uczestnika.   

Nowe obowiązki informacyjne

Pracodawcy mogą się spodziewać nie tylko nowych obowiązków administracyjnych, ale także nowych obowiązków informacyjnych w zakresie prowadzonego PPK. Obowiązki te będą dotyczyły tak informowania uczestników PPK, jak też regularnego informowania organu nadzoru – Komisji Nadzoru Finansowego o określonych zdarzeniach w prowadzonym przez tego pracodawcę PPK. W przypadku uczestników PPK będą oni otrzymywali od swoich pracodawców co roku, prawdopodobnie do końca lutego następnego roku kalendarzowego, informację o  rocznej wysokości składek naliczonych i odprowadzonych do PPK. To również pracodawca będzie musiał pilnować terminu ponownego zapisania pracownika do PPK, mimo, że uczestnik wcześniej zrezygnował z uczestnictwa w PPK. Adresatami obowiązków  informacyjnych ciążących na pracodawcach nie będą tylko uczestnicy PPK. Pracodawcy będą również mieli określone obowiązki raportujące w stosunku do chociażby podmiotu zarządzającego prowadzonym przez nich PPK, a to w postaci obowiązku przekazywania przez pracodawcę usługodawcy informacji rocznej o naliczonych składkach.  

Czy można się przygotować

Na dzień dzisiejszy ustawa o PPK nie jest jeszcze uchwalona, jak też brak jest produktów PPK oferowanych przez towarzystwa funduszy inwestycyjnych. Za wcześnie więc by już teraz pracodawcy podejmowali konkretne działania organizacyjne. Można jednakże już dzisiaj przemyśleć jakie zmiany wewnątrz firmy, w różnych obszarach jej działania wywoła wprowadzenie obligatoryjnego PPK oraz przygotować się do nich. Już teraz pracodawcy mogą zastanowić się nad zarezerwowaniem odpowiednich środków na składki w budżecie 2019 roku, rozpocząć przygotowanie systemów kadrowo – płacowych do wprowadzenia nowego składnika wynagrodzeń w postaci składek do PPK, jak też zweryfikować pakiet świadczeń oszczędnościowych i emerytalnych obecnie oferowanych pracownikom.

Autor: dr Marcin Wojewódka, radca prawny