W dniu 23 listopada 2023 roku w Dzienniku Ustaw został opublikowany Komunikat Ministra Cyfryzacji z dnia 22 listopada 2023 r. zmieniający komunikat w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym (Dz. U. z 2023, poz. 2540). Powyższy Komunikat zmienia termin obowiązkowego posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych przez wskazane w ustawie z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 2320 z późn.zm.) podmioty niepubliczne, jak również obowiązku odbierania i doręczania korespondencji za pośrednictwem e-doręczenia przez wymienione w powyższej ustawie podmioty publiczne z 10 grudnia 2023. na dzień 31 grudnia 2023 r. Należy jednak zaznaczyć, że Minister Cyfryzacji zapowiada dalsze przesunięcie powyższego terminu po wprowadzeniu zmian ustawowych ograniczających taką zmianę terminem granicznym 1 stycznia 2024 r.

W ustawie o doręczeniach elektronicznych przyjęto rozwiązanie, według którego o dacie wejścia w życie m.in. przepisów dotyczących obowiązków posiadania adresu do doręczeń elektronicznych przez wskazane podmioty niepubliczne, jak również powstaniu obowiązku wskazanych podmiotów publicznych dotyczącego stosowania  przepisów w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej (tzw. e-doręczenia) decyduje Minister właściwy do spraw informatyzacji poprzez ogłoszenie Komunikatu w Dzienniku Ustaw w tym zakresie. Dotychczasowy Komunikat określał datę 10 grudnia 2023 r., jednak ogłoszony w dniu 23 listopada 2023 r. Komunikat wskazuje późniejszą datę tj. 31 grudnia 2023 r.

Ponadto w związku z faktem, iż art. 155 ust. 11 ustawy o doręczeniach ustanawia 1 stycznia 2024 r. jako najpóźniejszy termin możliwy do wskazania w Komunikacie, Minister ds. Cyfryzacji zapowiedział, że wystąpi z inicjatywą legislacyjną, która pozwoli na zmianę ustawy o doręczeniach elektronicznych i określenie w Komunikacie najpóźniejszego terminu na dzień 1 stycznia 2025 r. Zatem należy przypuszczać, że ustalona w obecnym komunikacie data wdrożenia e-doręczeń może ulec dalszemu przesunięciu. W niniejszej informacji powołano daty obowiązujące na dzień sporządzenia informacji.

Czym są e-doręczenia:

E-doręczenia stanowią system przeznaczony do elektronicznego przesyłania korespondencji, w ramach którego będą zapewnione m.in. dowody wysłania i otrzymania korespondencji przez adresata, a także bezpieczeństwo wymiany korespondencji. System ten będzie oparty na odrębnych adresach do doręczeń jednoznacznie identyfikujących poszczególne podmioty uczestniczące w systemie (nie będę to adresy mailowe) oraz skrzynkach do doręczeń służących wysyłaniu, odbieraniu i przechowywaniu danych przesyłanych w ramach e-doręczeń.

Dla podmiotów publicznych korzystanie z tego systemu będzie obligatoryjne, co oznacza, że podmioty te będą zobowiązane, poza szczególnymi przypadkami wymienionymi w ustawie, zarówno do odbioru, jak i wysyłania dokumentów za pośrednictwem e-doręczeń zarówno pomiędzy sobą, jak w relacjach z podmiotami niepublicznymi. Większość podmiotów publicznych zostanie objęta powyższym obowiązkiem od daty wskazanej w Komunikacie Ministra (np. ZUS, KRUS, NFZ, PFRON, Urzędy Pracy)

W przeciwieństwie do podmiotów publicznych, pełne uczestnictwo w systemie dotyczące stosowania komunikacji obustronnej za pośrednictwem e-doręczeń nie będzie obowiązkowe dla podmiotów niepublicznych. W odniesieniu do określonych podmiotów niepublicznych wskazano jedynie obowiązek posiadana od określonej daty adresów do doręczeń wpisanych do bazy adresów elektronicznych. Obowiązek ten dotyczy według obecnie obowiązujących przepisów:

1. w terminie określonym w Komunikacie Ministra Cyfryzacji (obecnie od dnia 31 grudnia 2023 r.):
   • osób wykonujących zawody zaufania publicznego (wykonujący zawód: adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego, doradcy restrukturyzacyjnego, rzecznika patentowego, notariusza) – adres będzie dotyczył tylko tej działalności zawodowej,
   • podmiotów niepublicznych wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS (spółki prawa handlowego) od dnia wskazanego w Komunikacie Ministra (wniosek o wpis do KRS będzie stanowił jednocześnie wniosek o nadanie adresu do doręczeń elektronicznych),

1. w terminie 3 miesięcy od dnia określonego w Komunikacie Ministra Cyfryzacji (obecnie od 31 marca 2024 r.) podmiotów niepublicznych wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS do dnia wskazanego w Komunikacie Ministra (obecnie do 31 grudnia 2023 r.)

1. w terminie do dnia 30 września 2026 r. osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalności gospodarczą zarejestrowaną w CEIDG do dnia 31 grudnia 2023 r.,

1. w terminie od dnia 1 stycznia 2024 r. osób fizycznych składających wniosek o wpisanie jednoosobowej działalności gospodarczej do CEIDG po 31 grudnia 2023 r. (uzyskanie adresu będzie odbywało się wraz z wnioskiem o wpis);

Do powyższych podmiotów niepublicznych wraz z uzyskaniem przez nie adresu do doręczeń wpisanego do bazy adresów elektronicznych będzie kierowana przez podmioty publiczne korespondencja za pośrednictwem e-doręczeń. Natomiast wysyłanie przesyłek za pośrednictwem systemu e-doręczeń, nie jest dla tych podmiotów obligatoryjne, a zatem będzie można korzystać w tym zakresie z tradycyjnej korespondencji.

Dla pozostałych podmiotów, zwłaszcza osób fizycznych, uzyskanie adresu do doręczeń elektronicznych oraz jego ewentualny wpis do bazy adresów elektronicznych, który to wpis jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji nadanej przez podmioty publiczne na ten adres, są dobrowolne.  W wypadku niekorzystania z systemu e-doręczeń korespondencja do takich osób co do zasady będzie wysyłana od podmiotów publicznych uczestniczących w systemie za pośrednictwem tzw. usługi hybrydowej. W ramach tej usług Poczta Polska jako operator wyznaczony wydrukuje dokumenty elektroniczne pochodzące od podmiotu publicznego, które następnie w formie papierowej zostaną doręczone odbiorcy.

Uzyskanie adresu do doręczeń elektronicznych i jego wpis do bazy adresów elektronicznych odbywa się na odrębny wniosek podmiotu niepublicznego, poza sytuacjami wymienionymi powyżej, gdy wniosek będzie automatycznie powiązany z wpisem do KRS lub CEIDG.

Wobec możliwego bliskiego terminu wejścia w życie obowiązku posiadania adresu do e-doręczeń dotyczącego choćby spółek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS należy podjąć działania w celu przygotowania do odbioru i zarządzania korespondencją doręczaną w trybie e-doręczeń.

Wersja PDF