Informacja prawna dotycząca zmian w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych

Published in Aktualności
W związku z wejściem w życie art. 27 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia parlamentu europejskiego i rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/we (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) z dnia 21 lutego 2019 r. (Dz.U. z 2019 r. poz. 730), powstała konieczność dokonania przeglądów treści obowiązujących Regulaminów Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (Regulamin ZFŚS).

W praktyce u wielu pracodawców, w związku z dotychczasowymi przepisami, brak było w treści Regulaminów ZFŚS regulacji odnoszących się wprost do przetwarzania danych osobowych, a przeprowadzane od dnia wejścia w życie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (RODO) zmiany opierały się wyłącznie na brzmieniu tego rozporządzenia, co budziło liczne wątpliwości co do zakresu obowiązków, jakie leżą na pracodawcach w związku z przetwarzaniem danych osobowych. Nowe przepisy wynikające z ustawy zmieniającej, po części rozwiązują ten problem, gdyż jednoznacznie zastrzegły, że konieczne jest doprecyzowanie w Regulaminach ZFŚS następujących kwestii:

  1. formy pozyskania informacji pozwalających na ustalenie sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu,
  2. sposobu potwierdzania treści oświadczeń i okoliczności, w jakich może zajść taka potrzeba,
  3. zastrzeżenia konieczności udzielenia upoważnień do przetwarzania danych dot. zdrowia osobom przetwarzającym te dane,
  4. okresu, przez jaki pracodawca może przetwarzać pozyskane dane,
  5. dookreślenie terminu, w jakim należy zweryfikować możliwość dalszego przetwarzania danych.

Przedstawione zagadnienia w znacznym stopniu rozwiązały problematykę regulacji, jakie powinny być zawarte w związku z przetwarzaniem danych przez pracodawcę na potrzeby ZFŚS – przede wszystkim wprowadzone zmiany rozwiały wątpliwości co do możliwości pozyskiwania dokumentów od osób uprawnionych, co pozwoli uniknąć konieczności przekazywania takich dokumentów wyłącznie do wglądu pracodawcy odpowiednio komisjom socjalnym.

Nie doszło natomiast do jednoznacznego sprecyzowania, czy wszystkie osoby uprawnione powinny zapoznawać się z Informacją o przetwarzaniu danych osobowych Administratora danych prowadzącego ZFŚS. Tym samym zasadnym jest, aby regulaminy ZFŚS przewidywały postanowienia zabezpieczające interesy pracodawców również w tym zakresie.

Zmiany weszły w życie w dniu 4 maja 2019 roku.

INFORMACJA PRAWNA W FORMACIE PDF