Dnia 30 stycznia 2023 r. na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowany został projekt rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej zmieniającego rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Projekt ten stanowi konsekwencję i odpowiedź na niedawno uchwaloną i asygnowaną przez Prezydenta RP nowelę do kodeksu pracy, zwaną „work-life balance”.

NOWA CZĘŚĆ AKT OSOBOWYCH

Wchodząca zaraz w życie „work-life balance” – nowela do Kodeksu pracy, regulująca w kompleksowy sposób kwestię pracy zdalnej oraz kontroli trzeźwości w miejscu pracy, z uwagi na zasadnicze zmiany w dziedzinie prawa pracy, wymusiła niejako odpowiednie dostosowanie technicznych aspektów prowadzenia zakładu pracy – w tym wymusiła odpowiednią reakcję w zakresie prowadzenia akt osobowych. I tak projektowane rozporządzenie o zmianie rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej dodaje do dotychczas istniejących czterech część akt osobowych, kolejną część oznaczoną litera E.

Nowa część akt osobowych – cz. E, ma zawierać następujące dane:

• informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę,
• informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego,
• informacje dotyczące kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu,
• informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.

CZY RZECZYWIŚCIE TEGO POTRZEBUJEMY

Oczywiście w dobie niemalże fabrycznego tworzenia nowych przepisów można by się zastanowić, czy zmiana formuły czteroczęściowych akt osobowych jest rzeczywiście konieczna. Ma to jednak swoje ratio legis, które zakorzenione jest w krótszym okresie przechowywania tych informacji, niż ma się to w przypadku pozostałych informacji znajdujących się w dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z najnowszą nowelą do Kodeksu pracy (tzw. „work-life balance”) informacje takie mają być przechowywane w aktach osobowych maksymalnie do jednego roku od ich zebrania, o czym stanowi świeżo dodany art. 22^1c § 6 Kodeksu pracy.

REGULARNA AKTUALIZACJA NUMERACJI

Jak czytamy w projekcie, dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery oznaczane jako E1 i kolejne. W takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika którejś z zebranych informacji (czyli informacji związanej z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu oraz z badaniem pracownika na obecność w jego organizmie alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonym przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego), usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą tej informacji, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

W razie pytań lub wątpliwości pozostajemy do Państwa dyspozycji.

WERSJA PDF